הפקה של אירוע מושלם מצריכה התארגנות מוקדמת ומסודרת. מדובר בעובדה שידועה לרבים מאתנו, אך מעטים הם האנשים שיודעים איך לעשות זאת. מדריך זה עולה לרשת, כדי להציג בפני כל דורש את הסוד הגדול ביותר שמפיקי האירועים שומרים לעצמם מזה שנים. הישארו כאן ותגלו מיד את השלבים שיאפשרו לכם לתכנן אירוע מוצלח.
השלב ה – 1: תכינו רשימת מטלות שתישמר על "ענן"
סביר להניח שחשבתם על כל מיני מטלות ורעיונות שתרצו ליישם לקראת האירוע. אם כך, זה הזמן להוציא את כל המידע שיושב לכם בראש ולהעביר אותו למסמך ממוחשב. נדגיש שעליכם לשמור את מסמך זה על גבי "ענן", מהסיבות הבאות:
- תוכלו לגשת אליו בכל עת ומכל מקום
- המסמך יהיה נגיש גם במידה והמחשב האישי ייפגע או ייגנב
שימו לב שאתם מחלקים את המטלות ל – 3 חלקים:
- מטלות שצריכות להתבצע לפני האירוע
- מטלות שתצטרכו ליישם במהלך האירוע עצמו
- מטלות שחשוב לבצע לאחר סיום האירוע
השלב ה – 2: תחליטו על מיקום ותשלחו הזמנות
ברוכים הבאים לשלב השני שנחשב לחווייתי במיוחד. זו ההזדמנות לעבור בין אולמות או גני אירועים, כדי שתוכלו לבחור את המיקום המושלם עבור האירוע שלכם. לאחר שתמצאו את המקום המתאים ביותר, תוכלו לרכז את כל הפרטים החשובים להכנת הזמנות דיגיטליות ואישורי הגעה. לדוגמא:
- תאריך האירוע
- שם האולם והכתובת
- משפט או פיוט שתואם לסגנון האירוע
השלב ה – 3: תסגרו פינות עם ספקים
הגיע הזמן לפנות לספקים שצפויים להפוך את האירוע שלכם למושלם. מדובר בתור התחלה בקייטרינג, בר אלכוהול, בר מתוקים, די ג'יי וכו'. נמליץ לשלוח הודעה מסודרת בסיום כל שיחה עם ספק ולציין בה את תוכן השיחה. שכן, כך, תוכלו לבדוק בדיעבד מה קבעתם מול כל ספק ולוודא שיש בידיו את כל הפרטים הנכונים. שמענו לא פעם על מי שגילו שאחד או יותר מהספקים התבלבלו בתאריך האירוע או בשעה, כך שנגרמה עוגמת נפש גדולה למפיקי האירוע.
השלב ה – 4: תעברו על הרשימה בשנית
הגעתם לשלב הסופי והאחרון. כעת אתם צריכים לעבור על הרשימה שנכתבה בשלב הראשון ולבדוק אילו משימות בוצעו בהצלחה. חשוב לעשות זאת יומיים לפחות לפני האירוע. שכן, כך תוכלו לגלות אם ישנן משימות מסוימות ששכחתם מאחור. אפשר להגדיל ראש ולשלוח הודעות תזכורת לספקים, כדי לבדוק שהם זוכרים את תאריך האירוע ושעת ההגעה שנקבעה עמם בשלב מוקדם יותר.
השורה התחתונה
אלו היו 4 השלבים הסודיים שיאפשרו לכם לתכנן את האירוע על הצד הטוב ביותר. כעת אתם יודעים מה תצטרכו לעשות בכל רגע נתון, כך שנותר רק ליישם את הנכתב לעיל. נאחל בהזדמנות זו שתגלו בסופו של דבר שהאירוע התקיים בדיוק כפי שדמיינתם.
